Οδηγός Πλατφόρμας

1 Τι κάνει η πλατφόρμα

Η πλατφόρμα διαχειρίζεται τις προσωπικές online συναντήσεις 1:1 ανάμεσα στους εισηγητές των σεμιναρίων του ΙΝΣΕΤΕ και τους συμμετέχοντες εκπαιδευόμενους. Κάθε εισηγητής αποκτά ένα προσωπικό link κράτησης που μοιράζεται με τους εκπαιδευόμενους του. Ο εκπαιδευόμενος επιλέγει ημέρα και ώρα μέσα από τη διαθεσιμότητα του εισηγητή και κλείνει online ραντεβού μέσω Zoom — χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσει λογαριασμό.

2 Οι τρεις ρόλοι

• Διαχειριστής (Admin) — Έχει πλήρη εικόνα. Διαχειρίζεται σεμινάρια, εισηγητές, κρατήσεις, εκπαιδευόμενους, στατιστικά και ρυθμίσεις.
• Εισηγητής — Ορίζει τη διαθεσιμότητά του, αποδέχεται ή απορρίπτει αιτήσεις, βλέπει το πρόγραμμά του και μαρκάρει τα ολοκληρωμένα ραντεβού.
• Εκπαιδευόμενος — Χωρίς login. Ανοίγει το link του εισηγητή, επιλέγει ώρα και αφήνει στοιχεία επικοινωνίας. Λαμβάνει emails σε κάθε φάση.

3 Πώς γίνεται μια κράτηση — βήμα-βήμα

Η πλήρης ροή, από το μοίρασμα του link μέχρι την ολοκλήρωση του ραντεβού:

1. Ο εισηγητής μοιράζεται το προσωπικό του link (book.insete.gr/book/…) με τους εκπαιδευόμενους του.
2. Ο εκπαιδευόμενος ανοίγει τη σελίδα — βλέπει το σεμινάριο, τον εισηγητή και τις διαθέσιμες ημέρες/ώρες.
3. Επιλέγει ημερομηνία & ώρα και αφήνει όνομα, email και τηλέφωνο.
4. Όλοι λαμβάνουν email: ο εκπαιδευόμενος ότι το αίτημα ελήφθη, ο εισηγητής & ο admin ότι υπάρχει νέα αίτηση.
5. Ο εισηγητής αποδέχεται ή απορρίπτει — από το email (με ένα βήμα επιβεβαίωσης) ή απευθείας από το dashboard. Στην αποδοχή ορίζει αν είναι 1η ή 2η συνεδρία.
6. Όλοι λαμβάνουν email επιβεβαίωσης με τον σύνδεσμο Zoom και αρχείο ημερολογίου (.ics).
7. 30 λεπτά πριν το ραντεβού, η πλατφόρμα στέλνει αυτόματα υπενθύμιση σε εκπαιδευόμενο & εισηγητή.
8. Μετά τη συνάντηση, ο εισηγητής ή ο admin μαρκάρει το ραντεβού ως ολοκληρωμένο.

4 Αυτοματοποιημένα emails

Σε κάθε φάση στέλνονται αυτόματα emails σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη (αποστολέας: verified Brevo sender, π.χ. training@insete.gr):

• Νέο αίτημα: εκπαιδευόμενος (επιβεβαίωση παραλαβής), εισηγητής & admin (ειδοποίηση με κουμπιά αποδοχής/απόρριψης).
• Επιβεβαίωση: και στους τρεις, με τον σύνδεσμο Zoom & αρχείο .ics.
• Ακύρωση: και στους τρεις, με αναφορά ποιος ακύρωσε.
• Υπενθύμιση 30΄: προγραμματισμένη, ακυρώνεται αυτόματα αν ακυρωθεί η κράτηση.

5 Σύνδεση (Login)

1. Ανοίξτε τη σελίδα https://book.insete.gr/login.
2. Επιλέξτε τον ρόλο «Διαχειριστής» (μπλε κουμπί).
3. Συμπληρώστε Όνομα χρήστη ή Email και Κωδικό πρόσβασης.
4. Πατήστε «Σύνδεση».

📷 Screenshot: admin-login.png

6 Η πλοήγηση (μενού)

• ΚΥΡΙΑ — Επισκόπηση, Στατιστικά
• ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ — Εισηγητές, Σεμινάρια, Εκπαιδευόμενοι, Διαχείριση (κρατήσεις)
• ΣΥΣΤΗΜΑ — Links Κράτησης, Ρυθμίσεις, Οδηγίες

7 Επισκόπηση (Dashboard)

• Ημερολόγιο με διαθεσιμότητα και κρατήσεις.
• Εκκρεμείς Αιτήσεις — αυτές που περιμένουν απόφαση.
• Πρόσφατες Κρατήσεις — πρόσφατη δραστηριότητα.
• Ανά εισηγητή — εκκρεμείς / επιβεβαιωμένες / ακυρωμένες / σύνολο.
• Quick Links — γρήγορη αντιγραφή του link κάθε εισηγητή.

📷 Screenshot: admin-dashboard.png

8 Εισηγητές

Προσθήκη εισηγητή

1. Πατήστε «Προσθήκη Εισηγητή» (πάνω δεξιά).
2. Συμπληρώστε: Ονοματεπώνυμο, Email, Σεμινάριο, Zoom Link (προαιρετικό), Username, Κωδικός.
3. Πατήστε «Προσθήκη».

📷 Screenshot: admin-teachers.png

📷 Screenshot: admin-teacher-create.png

Ενέργειες ανά εισηγητή

Δεξιά σε κάθε εισηγητή: Αντιγραφή link κράτησης, Επεξεργασία, Επαναφορά κωδικού (τουλάχιστον 6 χαρακτήρες), Αρχειοθέτηση. Δίπλα στο όνομα φαίνεται η κατάσταση: «… ελεύθερες», «Fully booked» ή «Χωρίς διαθεσιμότητα».

Αρχειοθέτηση

Η αρχειοθέτηση δεν διαγράφει τον εισηγητή: οι κρατήσεις του διατηρούνται για το ιστορικό, αλλά δεν μπορεί πλέον να συνδεθεί ή να δεχτεί νέες αιτήσεις. Επαναφορά από την ενότητα «Αρχειοθετημένοι».

9 Σεμινάρια

1. Πατήστε «Προσθήκη Σεμιναρίου».
2. Συμπληρώστε Όνομα σεμιναρίου, Περιγραφή (προαιρετική), Κατηγορία (προαιρετική), Χρώμα Branding.
3. Πατήστε «Προσθήκη».

Κάθε εισηγητής συνδέεται με ένα σεμινάριο. Όταν αλλάξει η ανάθεση, οι νέες κρατήσεις παίρνουν το νέο σεμινάριο, ενώ οι παλιές κρατούν το αρχικό (snapshot).

📷 Screenshot: admin-courses.png

10 Εκπαιδευόμενοι

Καρτέλα ανά εκπαιδευόμενο με το πλήρες ιστορικό του.

• Αριστερά: λίστα με αναζήτηση και φίλτρο κατάστασης.
• Δεξιά: στοιχεία επικοινωνίας, όλες οι κρατήσεις ανά κατάσταση και πεδίο Σημειώσεις με «Αποθήκευση».

📷 Screenshot: admin-students.png

11 Διαχείριση κρατήσεων

Η κεντρική οθόνη για όλες τις κρατήσεις, με προβολές «Λίστα» και «Ημερολόγιο». Φίλτρα ανά Κατάσταση και Εισηγητή.

Αποδοχή αίτησης

1. Στην εκκρεμή κράτηση επιλέξτε 1η ή 2η συνεδρία (υποχρεωτικό).
2. Πατήστε «Αποδοχή».

«Απόρριψη» — με επιβεβαίωση· ο εκπαιδευόμενος ειδοποιείται με email. «Ολοκλήρωση» — μαρκάρει ένα επιβεβαιωμένο ραντεβού ως ολοκληρωμένο μετά τη συνάντηση.

📷 Screenshot: admin-bookings.png

12 Links Κράτησης

Συγκεντρωτική λίστα με το μοναδικό link κάθε εισηγητή. Πατήστε αντιγραφή για να το μοιραστείτε με τους εκπαιδευόμενους μέσω email.

📷 Screenshot: admin-links.png

13 Ρυθμίσεις

Ρυθμίσεις πλατφόρμας

• Τίτλος — το όνομα στην πλατφόρμα και τα emails.
• Email Επικοινωνίας — διεύθυνση αποστολής/παραλήπτης ειδοποιήσεων.
• Email αποστολέα — verified Brevo sender (π.χ. training@insete.gr).
• URL Λογοτύπου Σχολής — εμφανίζεται σε emails και στη σελίδα κράτησης.
• Διάρκεια Ραντεβού — τα time slots παραμένουν ωριαία· π.χ. στα 45 λεπτά μεσολαβεί buffer 15 λεπτών.
• Χρώμα Branding — προεπιλεγμένο χρώμα της πλατφόρμας.

Από την ίδια σελίδα μπορείτε να κάνετε Αλλαγή Κωδικού Admin (Νέος Κωδικός + Επιβεβαίωση).

📷 Screenshot: admin-settings.png

14 Στατιστικά

Επιλέξτε περίοδο (3μ / 6μ / 12μ / Όλα τα χρόνια) ή προσαρμοσμένο εύρος (Από / Έως) και δείτε σύνολο κρατήσεων, επιβεβαιωμένες, ολοκληρωμένες, ποσοστό ολοκλήρωσης, ανάλυση ανά σεμινάριο & ανά εισηγητή, και τα top σεμινάρια.

📷 Screenshot: admin-analytics.png

15 Τι κάνει ο Εισηγητής

Ο εισηγητής συνδέεται με ρόλο «Εισηγητής» και βλέπει: Διαθεσιμότητα, Αιτήσεις, Πρόγραμμα, Το Link μου.

1. Ορίζει διαθεσιμότητα

Στο ημερολόγιο επιλέγει ημέρα και ενεργοποιεί ωριαία slots (π.χ. 09:00, 10:00) και πατάει «Αποθήκευση». Χωρίς διαθεσιμότητα, οι εκπαιδευόμενοι δεν μπορούν να κλείσουν ραντεβού.

📷 Screenshot: teacher-availability.png

2. Διαχειρίζεται αιτήσεις

Στις Αιτήσεις βλέπει Εκκρεμείς / Επιβεβαιωμένες / Ολοκληρωμένες / Ακυρωμένες. Για αποδοχή επιλέγει 1η/2η συνεδρία και πατάει «Αποδοχή»· αλλιώς «Απόρριψη». Μπορεί επίσης να αποδεχτεί/απορρίψει απευθείας από το email (με ένα βήμα επιβεβαίωσης).

📷 Screenshot: teacher-requests.png

3. Βλέπει το πρόγραμμα & ολοκληρώνει

Στο Πρόγραμμα βλέπει τα επερχόμενα επιβεβαιωμένα ραντεβού και μαρκάρει ως ολοκληρωμένα μετά τη συνάντηση.

4. Μοιράζεται link & ορίζει Zoom

Στο Το Link μου αντιγράφει το προσωπικό του link και ορίζει το Zoom link του, που αποστέλλεται αυτόματα στις επιβεβαιώσεις.

📷 Screenshot: teacher-link.png

Πλήρης οδηγός Εισηγητή →

16 Τι κάνει ο Εκπαιδευόμενος

Ο εκπαιδευόμενος δεν χρειάζεται λογαριασμό. Ανοίγει το link του εισηγητή και κλείνει ραντεβού σε λίγα βήματα.

1. Ανοίγει το link (book.insete.gr/book/…) — βλέπει σεμινάριο, εισηγητή & διαθεσιμότητα.
2. Συμπληρώνει όνομα, email, τηλέφωνο.
3. Επιλέγει διαθέσιμη ημέρα (πράσινο) και ώρα.
4. Πατάει «Υποβολή αιτήματος ραντεβού» και λαμβάνει email παραλαβής.

📷 Screenshot: trainee-booking-page.png

📷 Screenshot: trainee-success.png

Μόλις ο εισηγητής αποδεχτεί, λαμβάνει email επιβεβαίωσης με τον σύνδεσμο Zoom και υπενθύμιση 30 λεπτά πριν.

Πλήρης οδηγός Εκπαιδευόμενου →