Οδηγίες Πλατφόρμας
Σύντομος οδηγός για το τι κάνει το Σύστημα Κράτησης Online Ραντεβού του ΙΝΣΕΤΕ, τους ρόλους που εξυπηρετεί και τις βασικές του δυνατότητες.
Αναλυτικές οδηγίες με στιγμιότυπα οθόνης. Ανοίγουν σε νέα καρτέλα — μπορείτε να τις μοιραστείτε ως link.
Η πλατφόρμα διαχειρίζεται τις προσωπικές online συναντήσεις 1:1 ανάμεσα στους εισηγητές των σεμιναρίων του ΙΝΣΕΤΕ και τους συμμετέχοντες εκπαιδευόμενους. Κάθε εισηγητής αποκτά ένα προσωπικό link κράτησης που μοιράζεται με τους εκπαιδευόμενους του. Ο εκπαιδευόμενος επιλέγει ημερομηνία και ώρα μέσα από τη διαθεσιμότητα του εισηγητή, και κλείνει online ραντεβού μέσω Zoom — χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσει λογαριασμό.
Διαχειριστής (Admin)
Έχει πλήρη εικόνα. Διαχειρίζεται σεμινάρια, εισηγητές, κρατήσεις, εκπαιδευόμενους, στατιστικά και ρυθμίσεις σχολής.
Οδηγός Διαχειριστή →Εισηγητής
Ορίζει τη διαθεσιμότητά του, αποδέχεται ή απορρίπτει αιτήσεις, βλέπει το πρόγραμμά του και μαρκάρει τα ολοκληρωμένα ραντεβού.
Οδηγός Εισηγητή →Εκπαιδευόμενος
Χωρίς login. Ανοίγει το link του εισηγητή του, επιλέγει ώρα και αφήνει στοιχεία επικοινωνίας (όνομα, email, τηλέφωνο). Λαμβάνει emails σε κάθε φάση.
Οδηγός Εκπαιδευόμενου →- 1Ο εισηγητής μοιράζεται το προσωπικό του link (book.insete.gr/book/…) με τους εκπαιδευόμενους του.
- 2Ο εκπαιδευόμενος ανοίγει τη σελίδα — βλέπει το σεμινάριο, τον εισηγητή και τις διαθέσιμες ημέρες/ώρες.
- 3Επιλέγει ημερομηνία, ώρα και αφήνει όνομα, email και τηλέφωνο.
- 4Όλοι λαμβάνουν email: ο εκπαιδευόμενος ότι το αίτημα ελήφθη, ο εισηγητής & admin ότι υπάρχει νέα αίτηση.
- 5Ο εισηγητής αποδέχεται ή απορρίπτει την αίτηση — από το email (με ένα βήμα επιβεβαίωσης) ή απευθείας από το dashboard.
- 6Όλοι λαμβάνουν email επιβεβαίωσης με τον σύνδεσμο Zoom.
- 730 λεπτά πριν το ραντεβού, η πλατφόρμα στέλνει αυτόματα υπενθύμιση σε εκπαιδευόμενο & εισηγητή.
- 8Μετά τη συνάντηση, εισηγητής ή admin μαρκάρει το ραντεβού ως ολοκληρωμένο.
- • Διαχείριση εισηγητών (στοιχεία, κωδικός, link)
- • Catalog σεμιναρίων με χρώμα + κατηγορία
- • Επισκόπηση όλων των κρατήσεων με filters
- • Καρτέλα εκπαιδευόμενων με ιστορικό & σημειώσεις
- • Στατιστικά (3μηνο, 6μηνο, έτος)
- • Ρυθμίσεις σχολής, λογότυπο, sender email
- • Quick links + αντιγραφή με 1 κλικ
- • Ημερολόγιο διαθεσιμότητας ανά ημέρα
- • Αποδοχή / απόρριψη αιτήσεων
- • Μηνιαία προβολή προγράμματος
- • Σήμανση ραντεβού ως ολοκληρωμένο
- • Προσωπικό link κράτησης (copy / regen)
- • Δικός του Zoom link
- • Email ειδοποιήσεις σε κάθε αίτηση
- • Δεν απαιτείται login
- • Mobile-friendly από smartphone
- • Σαφής προβολή σεμιναρίου & εισηγητή
- • Ξεκάθαρη επιλογή ώρας & ημέρας
- • Email επιβεβαίωσης άμεσα
- • Zoom link στο email όταν εγκριθεί
- • Υπενθύμιση 30 λεπτά πριν
Σε κάθε φάση της ροής στέλνονται αυτόματα emails σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Ο sender είναι verified domain (π.χ. training@insete.gr).
- • Νέο αίτημα: εκπαιδευόμενος (επιβεβαίωση παραλαβής), εισηγητής & admin (ειδοποίηση)
- • Επιβεβαίωση: και στους τρεις, με τον σύνδεσμο Zoom
- • Ακύρωση: και στους τρεις, με αναφορά ποιος ακύρωσε
- • Υπενθύμιση 30΄: προγραμματισμένη μέσω Brevo, ακυρώνεται αυτόματα αν ακυρωθεί η κράτηση
- • Κάθε σεμινάριο έχει δικό του χρώμα που ντύνει τη σελίδα κράτησης
- • Κορδέλα κατηγορίας (π.χ. FOOD & BEVERAGE) ως διακριτικό branding
- • Custom domain: book.insete.gr
- • Επίσημο INSETE favicon σε όλη την εφαρμογή
- • Premium preview κάρτες 1200×630 όταν τα links μοιράζονται σε WhatsApp / Slack / LinkedIn
- • Δυναμικό title & description ανά link («Κράτηση ραντεβού με X — Y σεμινάριο»)
- • Λογότυπο σχολής στο header και σε όλα τα emails
Ο admin δημιουργεί τον κατάλογο σεμιναρίων (όνομα, κατηγορία, χρώμα, περιγραφή). Κάθε εισηγητής συνδέεται με ένα σεμινάριο. Όταν αλλάξει η ανάθεση, οι νέες κρατήσεις αντικατοπτρίζουν το νέο σεμινάριο ενώ οι παλιές κρατάνε το αρχικό (snapshot).
Κάθε εισηγητής ορίζει ώρες ανά ημέρα στο ημερολόγιό του. Σε κάθε ραντεβού μπορεί να δηλωθεί αν είναι 1η ή 2η συνεδρία (πριν / μετά το σεμινάριο). Το πρόγραμμά του φαίνεται σε μηνιαία προβολή και επιτρέπει σήμανση ως ολοκληρωμένο.
Επισκόπηση 3μηνου / 6μηνου / έτους ή όλης της περιόδου: συνολικές κρατήσεις, επιβεβαιωμένες, ολοκληρωμένες, ποσοστό ολοκλήρωσης, top σεμινάρια όλων των εποχών, ανάλυση ανά εισηγητή και ανά σεμινάριο.
- • Token-based public links (κάθε εισηγητής έχει το δικό του)
- • Confirmation prompts σε αποδοχές, ακυρώσεις & απορρίψεις (anti miss-click)
- • Τα links ενεργειών στα email απαιτούν ρητή επιβεβαίωση — προστασία από αυτόματα email scanners
- • Rate limiting στις δημόσιες κρατήσεις (anti-spam / anti-abuse)
- • Atomic guards για race conditions στα email actions
- • RLS access control σε όλα τα δεδομένα (lockdown anon πρόσβασης)
- • Mobile-friendly σε όλα τα screens & ρόλους